Como documento con validez legal, que forma parte de la contabilidad de la empresa, y especialmente relevante en la relación con los empleados, todas las empresas, de cualquier tamaño y sector, abordan la cuestión de cómo hacer una nómina. Conocer las opciones para su gestión y saber cómo calcular una nómina es importante si somos propietarios de una empresa, si trabajamos en RRHH o si somos autónomos con trabajadores a cargo, por ello en este artículo repasaremos la información que detalla, así como qué se debe tener en cuenta para una correcta gestión.

La nómina es un documento contable que emite una empresa para detallar el salario de sus empleados durante un período de tiempo específico, generalmente un mes. Este documento es crucial tanto para la empresa como para el empleado porque formaliza el pago de salarios y demuestra el cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales de la empresa.

Una nómina incluye varios componentes importantes:

• Salario Bruto: Es el total de ingresos que el empleado recibe antes de cualquier deducción. Incluye el salario base, así como cualquier otra compensación adicional como horas extras, bonificaciones, comisiones, y otros pluses que pueda tener el trabajador.
• Deducciones: Son las cantidades que se restan del salario bruto. Estas pueden incluir impuestos sobre la renta (como el IRPF en España), contribuciones a la seguridad social, cuotas sindicales, anticipos, pagos de préstamos, o cualquier otro concepto que legal o contractualmente deba ser descontado.
• Salario Neto: Es la cantidad de dinero que el empleado recibe después de todas las deducciones. Este es el monto que efectivamente se deposita en la cuenta bancaria del empleado o se le paga en efectivo.

Además, la nómina puede mostrar desgloses detallados de las contribuciones tanto del empleado como del empleador hacia la seguridad social, el detalle de las horas trabajadas (normales y extras), el tipo de contrato, la categoría profesional del empleado, y otros datos relevantes tanto para el empleado como para la administración de la empresa.

La nómina es un documento esencial en la relación laboral que detalla el pago que recibe el empleado por su trabajo, incluyendo salarios, deducciones, y el salario neto, cumpliendo con una función tanto informativa como de cumplimiento legal.

Existen varios tipos de nómina, que se diferencian principalmente por la periodicidad del pago, el tipo de empleado o las particularidades del trabajo realizado. Algunos de los tipos de nómina más comunes incluyen:

• Nómina ordinaria: Es la más habitual y se refiere al pago regular que reciben los empleados por su trabajo durante un periodo determinado, usualmente mensual.
• Nómina extraordinaria: Incluye pagos que no forman parte del salario ordinario, como las gratificaciones por navidad o vacaciones, bonificaciones, y otros incentivos o compensaciones especiales que se pagan en momentos específicos del año.
• Nómina de horas extras: Se emite para compensar las horas trabajadas por los empleados más allá de su horario regular de trabajo, conforme a las tarifas de horas extras establecidas por ley o acuerdos internos.
• Nómina por comisiones: Especifica el pago que reciben los empleados basado en las ventas o en el rendimiento, además de su salario base. Este tipo de nómina es común en sectores como el de ventas y servicios.
• Nómina de adelantos: Refleja los anticipos o adelantos de salario que un empleado ha recibido antes del periodo de pago regular.
• Nómina de finiquitos: Se realiza al terminar la relación laboral entre el empleado y el empleador, incluyendo el pago de salarios pendientes, vacaciones no disfrutadas, indemnizaciones, y cualquier otra compensación acordada o establecida por ley.

Cada tipo de nómina responde a necesidades específicas de la gestión laboral y financiera dentro de una organización, asegurando que tanto los empleadores como los empleados cumplan con sus obligaciones y derechos respectivos.

Los datos estándar de una nómina son aquellos elementos que deben figurar obligatoriamente en este documento para garantizar su validez legal y asegurar que tanto el empleador como el empleado dispongan de una información clara y completa sobre el desglose del salario. Estos datos incluyen tanto información personal y laboral del empleado como detalles específicos sobre el cálculo del salario en el periodo de pago correspondiente. A continuación, se detallan los datos estándar que comúnmente se incluyen en una nómina:

• Información del empleador.
• Información del empleado.
• Detalles del periodo de pago: Fecha de emisión de la nómina, periodo de liquidación que cubre la nómina (por ejemplo, el mes de enero).
• Desglose del salario.
• Percepciones salariales: incluyen el salario base, pagas extras, complementos salariales (por antigüedad, idiomas, responsabilidad, etc.), horas extras y cualquier otro concepto retributivo.
• Percepciones no salariales: indemnizaciones o suplidos, prestaciones e indemnizaciones de la seguridad social, y otros ingresos que no se consideren salario directo.
• Deducciones: Contribuciones a la seguridad social a cargo del empleado, retenciones por IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas), anticipos (si los hubiera), valor de los productos recibidos en especie.
• Total devengado: Suma de todas las percepciones salariales y no salariales.
• Total a deducir: Suma de todas las deducciones aplicadas al salario bruto.
• Líquido a percibir: Cantidad neta que recibe el empleado después de aplicar todas las deducciones al total devengado. Este es el importe que se ingresará en la cuenta bancaria del empleado o se le pagará por el medio acordado.
• Detalle de cotizaciones a la Seguridad Social
• Tipo de contrato de trabajo.
• Fecha y forma de pago.
• Firma y sello de la empresa.

El encabezado de la nómina identifica a la empresa y al trabajador, así como el periodo de liquidación. Los ingresos reflejan el importe bruto que el empleado ha generado, incluyendo tanto las retribuciones salariales como las no salariales. En las deducciones se detallan las cantidades que se restarán del importe bruto para llegar al neto a pagar: contribuciones a la Seguridad Social, IRPF, beneficios en especie, entre otros.

Este apartado muestra el total neto que el empleado recibirá después de aplicadas todas las deducciones a su salario bruto.

Aquí se informa al trabajador sobre el coste total para la empresa en términos de cotizaciones a la Seguridad Social, incluyendo las tasas aplicables a diferentes conceptos como contingencias comunes, desempleo, formación profesional, el FOGASA, y las horas extras.

El proceso mensual para hacer la nómina es una tarea detallada que requiere precisión para asegurar el correcto cálculo de los pagos a los empleados, así como el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales de la empresa. A continuación, se describe el proceso completo paso a paso:

• Recopilación de Datos del Empleado: Antes de iniciar el proceso de nómina, es esencial tener toda la información necesaria de los empleados, incluyendo su salario bruto, detalles de la jornada laboral, y cualquier variación que pueda afectar su pago como horas extras, ausencias (vacaciones, bajas por enfermedad, etc.), bonificaciones, comisiones, entre otros.
• Registro de Incidencias del Mes: Se deben anotar todas las incidencias que afectan el cálculo de la nómina del mes, como altas y bajas de empleados, cambios en los contratos, promociones, etc.
• Cálculo de Devengos: Se calcula el total de ingresos que el empleado ha generado en el periodo, incluyendo salario base, horas extras, bonificaciones, comisiones, y otros ingresos extrasalariales.
• Cálculo de Deducciones: Se determinan todas las deducciones aplicables al salario bruto del empleado, incluyendo impuestos (como el IRPF en España), cotizaciones a la seguridad social, anticipos, retenciones por préstamos, y otras deducciones legales o convenidas.
• Determinación del Salario Neto: Una vez calculados los devengos y deducciones, se obtiene el salario neto que el empleado recibirá, que es la cantidad final después de todas las deducciones aplicadas al salario bruto.
• Elaboración de la Nómina: Con toda la información calculada, se procede a elaborar el documento de nómina para cada empleado, que debe incluir la identificación del trabajador y de la empresa, el periodo de pago, el desglose de los devengos y deducciones, y el salario neto a recibir.
• Realización del Pago: Se efectúa el pago de la nómina a los empleados en la fecha acordada, utilizando el método de pago establecido (transferencia bancaria, cheque, etc.).
• Emisión de Reportes y Listados: Se generan los listados de nóminas para revisión interna, así como cualquier otro reporte necesario para la gestión de recursos humanos y contabilidad.
• Pago de Obligaciones con la Seguridad Social: Se calculan y pagan las contribuciones a la seguridad social y otras obligaciones fiscales de la empresa relacionadas con la nómina de los empleados.
• Declaraciones Fiscales: Se preparan y presentan las declaraciones fiscales periódicas relacionadas con la nómina, como las retenciones del IRPF u otros impuestos aplicables.
• Registro Contable de la Nómina: Se realiza el registro contable de la nómina en los libros de la empresa, reflejando tanto los pagos a los empleados como las obligaciones fiscales y de seguridad social pagadas.
• Archivado y Documentación: Por último, se archiva toda la documentación relacionada con el proceso de nómina, incluyendo las nóminas individuales, reportes, y registros de pagos y declaraciones, cumpliendo con los requisitos legales para su conservación.

Este proceso requiere atención meticulosa a los detalles y un conocimiento actualizado de la legislación laboral y fiscal aplicable, para garantizar tanto el correcto pago a los empleados como el cumplimiento de las obligaciones legales de la empresa.

El pago de la nómina es un proceso crucial en la gestión de recursos humanos de cualquier empresa, ya que implica transferir a los empleados el salario que han ganado durante un período de tiempo determinado, usualmente de forma mensual. Este proceso no solo incluye el traspaso de fondos, sino también el cumplimiento de ciertos procedimientos y regulaciones legales para asegurar que tanto empleados como empleadores cumplan con sus obligaciones y derechos respectivamente.

El proceso de pago de la nómina es

un componente integral de la gestión de recursos humanos que requiere una atención meticulosa a los detalles y un conocimiento profundo de las regulaciones laborales y fiscales pertinentes.

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